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Grupo Softland | Softland Panamá

Módulo Cuentas por Cobrar

El Módulo de Cuentas por Cobrar de la Solución Financiera de Softland ERP maneja la información de los documentos pendientes de cobro y los pagos de los clientes a la empresa.

Cuentas por Cobrar se integra con varios módulos del Área Financiera – Contable, con el Módulo de Facturación para verificar el detalle de los artículos vendidos y las devoluciones de los mismos a través de notas de crédito. Al integrarse con Control Bancario puede revisar el cobro por medio de depósitos o transferencias electrónicas de fondos, y con la Contabilidad General le es posible actualizar sus estados financieros, lo cual asegura un flujo confiable y seguro de información entre los departamentos involucrados en el control de las cuentas por cobrar de la compañía.

Características:

1. Parametrización del módulo de acuerdo a sus características

  • Manejo del listado de clientes de la compañía que incluye información general de los mismos: datos de contacto, condiciones de pago, categoría, nivel de precios predefinido, límite de crédito, direcciones de cobro y embarque, vendedores y cobradores asociados, control de clientes corporativos y manejo multi-moneda.
  • El sistema permite un control estricto de saldos por clientes y un control sobre montos totales, impuestos, descuentos e intereses por medio de fechas. Así como flexibilidad en la definición de cuentas contables para el asiento contable ya sea desde la categoría del cliente o desde el país de origen del mismo.
  • Permite ajustar los tipos de documentos a las características propias de la empresa, al definir subtipos específicos de acuerdo con las transacciones que la compañía realiza.
  • Registro de tipos de retenciones que se aplican sobre los documentos por cobrar de los clientes.

2. Manejo fácil de las operaciones básicas y automatización de transacciones

  • Permite registrar documentos de débito que aumentan la cuenta por cobrar del cliente, y documentos de crédito para aplicar pagos a los documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.
  • Acepta manejo de documentos de cobro integrados con Control Bancario.
  • Aplicación de pagos a documentos pendientes en forma manual o automática validando antigüedad de documentos.
  • Posibilita el cobro de documentos en múltiples monedas y la creación de documentos de anticipo por cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos por cobrar.
  • Detalle de los rubros que conforman el documento; considera descuentos, impuestos, gastos por seguro, transporte y retenciones.
  • Permite realizar consultas directas sobre los documentos por cobrar y los pagos que se les van aplicando y agiliza el proceso de cobro de documentos pendientes al agruparlos en un solo documento tipo débito, denominado “contra recibo”.
  • Manejo de planes de pago basados en la condición asignada al documento. Soporta la generación de planes de pago por cuota y amortización fija, pagos parciales y descuentos por pronto pago.
  • Proceso de aplicación y desaplicación de documentos con plan de pagos que permite la actualización de los saldos.
  • Posibilita la realización de abonos extraordinarios a los documentos con planes de pago.
  • Permite registro de fiadores y garantías prendarias en documentos tipo débito.
  • Hace posible consultar el detalle del saldo de los clientes desde la pantalla de clientes y de documentos.
  • Autoriza ingresar documentos para el manejo de intereses corrientes de forma manual o automática.
  • Permite asociar y editar vendedores y cobradores a documentos.
  • Sugiere consecutivos por tipo de documentos. Cuenta con controles de seguridad para la utilización de los consecutivos.
  • Liga recibos de dinero de diferentes clientes a un único número de depósito o transferencia bancaria.
  • Al eliminar o anular un documento, el sistema solicita que se defina la fecha de reversión del asiento correspondiente, verificando si el periodo contable se encuentra abierto o cerrado, lo cual a su vez se registrará en la auditoría.
  • Proceso de carga masiva de recibos mediante la utilización de un asistente (Wizard) de forma manual o automática.
  • Opción de convenios que permite la sistematización de los arreglos de pago, guiando al usuario para que pueda convertir varios documentos por cobrar vencidos o por vencer en otros pendientes, con plazos de vencimiento distribuidos en forma periódica, calculando los intereses (adjuntándolos como otro documento pendiente de pago, o bien sumando a cada documento su respectivo interés).

3. Facilidad en la generación de consultas y reportes

  • Consulta detallada de los documentos existentes para cada cliente, así como el detalle de los documentos de pago con los cuales se canceló o abonó un documento por cobrar pendiente y viceversa.
  • Incluye gran variedad de reportes como los siguientes: Reporte de Cuentas por Cobrar, Estado de Cuenta por cliente, Saldos por Cuenta, General de Cuentas, Proyección por Vencimiento, Análisis de Vencimiento, Análisis de Antigüedad, Movimiento Diario, Documentos Pendientes, Tipos de Documento, Aplicación de Documentos, Aplicaciones, Diferencias Cambiarias, Intereses de Mora y Listado de Retenciones.
  • Integración con Microsoft Outlook® para el envío de estados de cuenta por medio de correo electrónico a los clientes.

4. Complemento de procesos especiales

a) Integración con facturación: permite la carga de facturas generadas por ventas a crédito.

b) Diferencial Cambiario: edita la fecha para ejecutar el proceso de diferencias cambiarias y el tipo de cambio que se utilizará, guardando un histórico de cada proceso realizado.

c) Proceso de revisión de facturas: manejo de días de revisión que permite controlar las fechas en las que se emiten las facturas pendientes de los clientes, además controla las fechas de pago de los clientes pudiendo definir los días de la semana en los que los clientes efectúan el pago y facilitando la gestión de cobro del departamento respectivo.

d) Cálculo de interés de mora: genera el cálculo automático a partir de los saldos vencidos, y por ende, se genera automáticamente el documento de interés de mora por cobrar.

e) Purga de datos: elimina todos los documentos a una fecha de corte que tengan saldo cero en los históricos.