CARACTERÍSTICAS (Ver más...)

CARACTERÍSTICAS

1. Parametrización del módulo de acuerdo a sus características

   • Manejo del listado de proveedores de la compañía que incluye datos del contacto (si es nacional o exterior), condiciones de pago, categoría, dirección, manejo de documentos multi-moneda, tipos de retenciones aplicables por modelos o en forma individual, y cuentas bancarias asociadas para las transacciones comerciales con éstos.
   • La información de los proveedores y su saldo se puede acceder desde la pantalla de generación de documentos, siendo posible su modificación e incluso la creación de nuevos proveedores.
   • Al establecer un proveedor como exterior no se le calculan los impuestos definidos en los parámetros del módulo sobre los documentos que se le generan.
   • El sistema permite un control estricto de saldos por proveedor y un control sobre montos totales, impuestos, descuentos e intereses por medio de fechas.
   • Integración con Microsoft Outlook® para el envío de correos electrónicos a proveedores.
   • Flexibilidad en la definición de cuentas contables para el asiento contable, ya sea desde la categoría del proveedor o desde el país de origen del mismo.
   • Generación de archivos de información para pagos de proveedores que cumplen con estándares definidos por instituciones bancarias de cada país y que pueden realizarlas vía Web.

2. Manejo fácil de las operaciones básicas y automatización de transacciones

   • Permite registrar documentos de crédito que aumentan la Cuenta por Pagar a proveedores, y  documentos de débito para aplicar pagos a los documentos por pagar pendientes y cancelarlos.
   • Acepta manejo de documentos de pago integrados con Control Bancario como cheques y transferencias electrónicas de fondos.
   • Aplicación de pagos a documentos pendientes, en forma manual o automática, validando antigüedad de documentos.
   • Hace posible el pago de documentos en múltiples monedas.
   • Cancelación de documentos de forma individual o en lote para múltiples facturas de un proveedor, facturas de diferentes proveedores y en diferentes monedas.
   • Valida permisos de usuarios para la cancelación de documentos en lote.
   • Posibilita la cancelación total o parcial de documentos mediante la generación, impresión y aplicación de cheques, ya sea por documentos o por contra recibos.
   • El sistema sugiere para todos los tipos de documento el número de consecutivo con base en el último documento del tipo elaborado.
   • Al eliminar o anular un documento, el sistema permite que se defina una fecha de reversión del asiento correspondiente diferente a la propuesta de acuerdo a si el periodo contable se encuentra abierto o cerrado, lo cual a su vez se registrará en la auditoría.
   • Manejo de anticipos mediante un subtipo especial para documentos de débito (cheques o transferencias electrónicas de fondos) que permite la generación de un asiento contable con referencia a una cuenta especial de anticipos.
   • Permite el uso y control de retenciones a proveedores sea en forma individual o a través de un modelo definido para cada proveedor. Dichas retenciones se configuran según sea requerido y se aplican al registrarse o cancelarse los documentos de crédito.
   • Utilización de funcionalidad de descuentos por pronto pago.
   • Validación en términos monetarios de la orden mínima por solicitar a un proveedor.

3. Facilidad en la generación de consultas y reportes

   • Facilidad de obtener información de proveedores (por ejemplo, la solicitada en el formulario D151 de Costa Rica, la cual se refiere a la Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos de la Dirección General de Tributación Directa).
   • Permite la consulta de documentos por proveedor, consulta de contra recibos y consulta de mejores proveedores (sobre la base de montos facturados y rango de fechas de ingreso de proveedores). En las tres consultas se puede imprimir un reporte, y en el caso de la consulta de contra recibos y de mejores Proveedores, los datos se pueden pasar a la hoja electrónica de Excel.
   • Presenta una serie de reportes que permiten controlar el manejo de las cuentas por pagar de la empresa, desde varias perspectivas y en varias monedas: Reporte de Cuentas por Pagar, Estado de Cuenta por proveedor, Saldos por Cuenta, General de Cuentas, Proyección por Vencimiento, Análisis de Vencimiento, Análisis de Antigüedad, Movimiento Diario, Documentos Pendientes, Listado de Aplicaciones y documentos por Aplicación, Diferencias Cambiarias, Transferencias  y Listado de Retenciones.

4. Complemento de procesos especiales

   a)Integración con compras

   • Generación de documentos (facturas) a partir del recibo de la mercadería en el Módulo de Compras.
   • Modificación de los datos de facturas de compras con información definitiva.

   b)Diferencial Cambiario

   • Proceso de ajuste por Diferencias Cambiarias en donde es posible editar tanto la fecha en la cual se desea ejecutar el proceso, como el tipo de cambio, siempre y cuando el usuario tenga privilegios para modificarlo.
   • El sistema guarda un histórico de cada proceso realizado, con el fin de garantizar consistencia con la contabilidad. La reconstrucción de saldos de los documentos así como los procesos de anulación y eliminación de documentos consideran el histórico de diferencias cambiarias.

   c)Proceso de revisión de facturas

   • Permite calcular la fecha de revisión de las facturas pendientes y emitir un reporte por fecha de revisión y por proveedor, facilitando la gestión de pagos y el control del flujo de egresos de la empresa.

   d)Control de pago de retenciones

   • Permite llevar el control de las retenciones aplicadas a las facturas de proveedores y cuáles han sido canceladas al fisco o la entidad correspondiente.

   e)Purga de datos

   • El proceso de purga de datos históricos permite eliminar los documentos cancelados (saldo cero) y aprobados con una fecha anterior a la especificada. Este proceso se utiliza para limpiar el disco de información obsoleta; además, minimiza el tamaño de la base de datos y mejora el rendimiento. Adicionalmente,  permite eliminar clientes inactivos manualmente desde la opción de Proveedores.